商务信函格式作文 商务信函格式英文 范文文案

下面是文案网小编分享的商务信函格式作文 商务信函格式英文 范文文案，以供大家学习参考。

商务信函格式作文 商务信函格式英文 范文文案：

商务信函格式
您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。
商务信函写作前言
作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。
商务信函的重要性
也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？
是的，答案是肯定的。
让我们一起来看看以下的调查结果。
当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？
[参考全美最畅销的贸易书籍“buildinganImport-exportbusiness”]以下5个方面是买家最关心的：
供应商如何回复买家的邮件？
供应商网上的简介和\/或目录是否做得专业？
当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？
供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？
供应商如何答复买家提出的要求？
供应商多久做出答复？
供应商是否愿意对产品进行修改？
买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？
供应商的信用如何？
供应商的银行信用记录如何？
供应商银行帐户开立的年数？
大致的通常收支情况？
银行给供应商的贷款额度？
银行对供应商的帐户情况是否满意？
供应商贸易往来的信用如何？
合作者与该供应商的合作年数？
供应商可承受多大的定单？
交货是否及时？
是否能准确地完成定单？
供应商是否使用了标准质量管理认证体系？
比如Iso9000、Iso14,000(环境)、hazardAnalysisatcriticalpoints
(适用于出口美国的海产品)
由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了
解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。
商务信函的基本结构
传统信件
这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。
1、信头Theheading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号（写信人的名字缩写）和日期Thesendernameandthedate
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
3、封内地址Theinsideaddress
这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
4、事由Thesubjectheading
事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。
5、称呼Thesalutation
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有Dearsirs,Dearmadam,,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语Theopensentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
7、正文Thebodyoftheletter
信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
8、结尾语Thecomplimentaryclose
结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。
9、结束语Thecomplimentaryclose
结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“sincerely,”“bestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。
10、签名Thesignatrue
写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。
11、附件enclosure
如果信中有附件，应在左下角注明en(:)cl.或enc.。
例如：
encls:2Invoices
enc.:1b\/Lading
电子邮件
众所周知，电子邮件即e-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。但是e-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。您知道，当一封e-mail发送出去后，只要收信人在线，他可以几分钟内就收到。所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的内容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。
通常我们理解e-mail的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家，即便是写e-mail，由于是谈论公事，所以还是采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。
1、收信人的邮箱
2、发信人的邮箱
3、写信日期
写日期时，请注意以下几点：
a.年份要写完整，不能用03代替20XX。
b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31\/3\/03不能在正式的信件中出现。但是可以用英文缩写，比如用Aug.代替August。
4、时间
5、主题
6、称呼
7、正文
8、结束语
9、签名
10、联系方法
这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。写地址时请注意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。每次写信只要选择这个模板，信件会自动显示这些内容。
商务信函写作的要点
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
1、口语化
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我\/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
2、语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
3、真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。
4、直接
跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
5、礼貌
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

商务信函格式作文 商务信函格式英文 范文文案：

中文商务信函的写作格式
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如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。?
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候；
②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；
③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
《商务信函写作格式范例》

商务信函格式作文 商务信函格式英文 范文文案：

中文商业商务信函的写作格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候；
②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；
③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾
结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。
中文书信礼仪的格式及举例提称语，用在对方称呼后面，表示尊敬——
父母：膝下、膝前、尊前、道鉴
长辈：几前、尊前、尊鉴、赐鉴、道鉴
师长：函文、坛席、讲座、尊鉴、道席、撰席
平辈：足下、阁下、台鉴、大鉴、惠鉴
同学：砚右、文几、台鉴
晚辈：如晤、如面、如握、青览
女性：慧鉴、妆鉴、芳鉴、淑览
祝愿语——
父母：恭请福安，叩请金安
长辈：恭请崇安，敬请福祉，敬颂颐安
师长：敬请教安，敬请教祺，敬颂海安
平辈：顺祝
署名——
对长辈：叩禀敬叩拜上
对平辈：谨启鞠启手书
对晚辈：字示白谕
开头语
惠书敬悉，情意拳拳。接获手书，快慰莫名。昨得手书，反复读之。
谕书敬读，不胜欣慰。拳拳盛意，感莫能言。顷接手示，甚欣甚慰。
久不通函，至以为念。前上一函，谅已入鉴。喜接来函，欣慰无量。
顷奉惠函，谨悉一切。顷接手示，如见故人。得书甚慰，千里面目。
得书之喜，旷若复面。数奉手书，热挚之情，溢于言表。
顷奉手教，敬悉康和，至为欣慰。久未闻消息，唯愿一切康适。
手书已接多日，今兹略闲，率写数语。
钦佩语
奉读大示，向往尤深。喜接教诲，真解矇矣。大示拜读，心折殊深。
谨蒙悔语，用祛尘惑。大作拜读，敬佩之至。顷读惠书，如闻金石良言。
久钦鸿才，时怀渴想。德宏才羡，屡屡怀慕。蒙惠书并赐大著，拜服之至。
思念语
分手多日，别来无恙？岁月不居，时节如流。别后月余，殊深驰系。
一别累月，思何可支？海天在望，不尽依依。别后萦思，愁肠日转。
离别情怀，今犹耿耿。别来良久，甚以为怀。近况如何，念念。
前上一函，谅达雅鉴，迄今未见复音，念与时积。
问候语
春寒料峭，善自珍重。阳春三月，燕语雕梁，想必心旷神怡！
当此春风送暖之际，料想身心均健。春日融融，可曾乘兴驾逰？
春光明媚，想必合家安康。时欲入夏，愿自珍重。
赤日炎炎，万请珍重。渐入严寒，伏福躬无恙。
入秋顿凉，幸自摄卫。汗暑无常，伏维珍重自爱。
自术语
敝寓均安，可释远念。阖寓无恙，请释悬念。贱体初安，承问极感。
贱躯如常，眷属安健，聊可告慰。微恙已愈，顽健如往日，免念。
祝贺语
欣闻……，谨寄数语，聊表祝贺。谨以至诚，恭贺你们……
喜闻……，由衷快慰，匆致此函，诚表贺意。
致歉语
惠书敬悉，甚感盛意，迟复为歉。音问久疏，抱歉良深。久未通函，甚歉。
结束语
草率书此，祈恕不恭。匆此先复，余后再禀。特此致候，不胜依依。
临书仓卒，不尽欲言。谨申数字，用展寸诚。书不尽意，余言后续。
诸不具陈。谨申微意。请长纸短，不尽依依。言不尽思，再祈珍重。
日来事忙，恕不多谈。专此奉复辟。手此奉复。敬候回谕。
祝颂语
对长辈
敬祝安好敬祝健康敬祝全家平安
敬祝近安恭请全安
敬祝新禧（元旦）敬祝春禧（春节）
敬祝痊安（病愈后）……
对同志或平辈
此致敬礼祝你工作顺利祝你进步
祝你安好祝你健康祝你愉快祝你成功
即颂时祉（旧）并颂时绥（旧）此颂近祺
即颂著安（搞写作的）即颂教祺（任教师的）
即颂近佳即颂学安即颂近好
即颂春禧即颂暑安即颂秋安即颂冬安
祝俪安（夫妇二人）
祝新年快乐祝早日康复（病中）……
对组织或领导
妥否请批示并请函复请批示
请指正请指教请指示
请教正此致敬礼……
对晚辈
望努力学习祝你进步祝工作好
祝愉快祝幸福祝近安祝健康……
书信中敬称称呼对方表明尊重。可以用古代的爵称，君、公等，也可在称谓前加敬字，或者称字和号。对于一些我们非常敬仰的有一定学术地位的长者，比如社科院的庞朴先生，学术界一般都称他为庞公。夫人这个词是专用来称对方或他人妻子的，绝对不能称呼自己的妻子为我夫人。称呼对方的儿子为令公子，也称令息，息就是子息的意思。称对方为贤兄、仁兄、台甫、台鉴。一般来说称对方的字号比称名字尊重。他还举例说，电视剧《铁齿铜牙纪晓岚》中纪昀和纪晓岚混称是错的。
书信中绝对不能出现我你他字样，如果非要用就需要用一些词代替。比如“你”可以称为某某仁兄，某某砚兄或称阁下。他举例说，他有一位同学是北大的博士，和女朋友第一次鱼雁传书，那女孩在信封上也称他为某某砚兄。在信中称自己应该为在下、小弟。信中的“他”应该用“渠”来代替。古人“自谦而敬人”的做人原则在书信中表现为对别人用敬称的同时自己用谦称。比如古代皇帝都称孤道寡，这就是谦称。称自己的妻子为内子、内人、拙荆，绝对不能说夫人。称自己给别人的东西应该用“菲”、“芹”、“寸”、“薄”。比如薄酒一杯，聊表芹献。请人家吃饭叫做略具菲酌。
信封
左上方填写邮编及收信人地址；信封中间居中写收信人姓名，加上称呼。它可以是写信人对收信人的称呼，也可以是邮递员对收信人的称呼。后者为王力先生的观点，实际上邮递员只认为是写信人对收信人的称呼。收信人后面没有称呼是不礼貌的，属于格式上的错误。信封右下方为寄信人地址及邮编。
正文
①称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。
②问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段，不可直接接下文。否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。
③正文。这是信的主体，可以分为若干段来书写。
④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。
称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。
⑤具名和日期。写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。
如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”，再另起行书写未尽事宜。
名人书信
鲁迅致母亲：
母亲大人膝下，敬禀者，日前寄上海婴照片一张，想已收到。小包一个，今天收到了。酱鸭、酱肉，昨起白花，蒸过之后，味仍不坏；只有鸡腰是不能吃了。其余的东西，都好的。下午已分了一份给老三去。但其中的一种粉，无人认识，亦不知吃法，下次信中，乞示知。上海一向很暖，昨天发风，才冷了起来，但房中亦尚有五十余度。寓内大小俱安，请勿念为要。海婴有几句话，写在另一张纸上，今附呈。
专此布达，恭请
金安。男树叩上广平及海婴同叩一月十六日
毛泽东致老师符定一（澄宇）先生
澄宇先生夫人道席：
既接光仪，又获手示，诲谕勤勤，感且不尽。德芳返平，托致微物，尚祈哂纳。世局多故，至希为国自珍。
肃此。敬颂
教安。不具。
受业：毛泽东
文言书信格式举要
称谓后附提称语，用于文言书信，如，运使学士阁下(王安石《上杜学士言开
河书》)、虹生十四兄亲家年大人情右(龚自珍《与吴虹生书》)；再如，某公道席
、某先生台鉴、母氏慈鉴、贤弟如晤，等。现将常见提称语列表如下：
这里再对较常见的提称语约略作些解释。
足下古代最初用为下对上的敬称，后来书信中多用于同辈之间。
膝下旧时子女致父母的信，多以“父母亲大人膝下”起首。人幼时常依于父
母膝旁，家书中用“膝下”，既表敬重，又示出对父母的亲爱、眷依之情。
垂鉴赐鉴钧鉴尊鉴台鉴鉴，即古代镜子，有审察的意思。用作书信提称
语，就是请阅看的客气说法。垂，含居高临下之义。赐，上给予下叫做赐。钩，古
以钩陶喻国政，后称宦官多冠以钩宇。垂鉴、赐鉴、钧鉴，多用于对上、致年高德
韶者的信中。尊鉴，可用于尊长，也可用乎辈。台鉴适用较广，“台”有“高”义
，对熟识或不熟识的尊长、平辈，皆可使用。
勋鉴道鉴大鉴英鉴伟鉴雅鉴惠鉴对身居高佼、有功勋业绩者，可用“
勋鉴”。对道德君子、望重学者，可称“道鉴”。大、英、伟、雅，含高尚、美好
、不凡、不俗的意义，宜用于友朋往来书信。“惠鉴”，就是赏阅的意思，但语意
分量较“赐鉴”为轻，适用于一般书信，师长对已独立的后辈学子，也可用此客套
。
慈鉴爱鉴双鉴芳鉴致母亲，可称“慈鉴”。夫妻，或情意亲密的男女之间
，可用“爱鉴”。给友朋夫妇二人之信，可用“双鉴”。女子间往来书信，可用“
芳鉴”。
礼鉴给居丧者信，用“礼鉴”。如，爱国之士李公扑遇害后，周恩来等致其
夫人唁函即称“张曼筠女士礼鉴”。
公鉴共鉴同鉴用于致团体或多人的信函，可于所列人名之后，书“诸先生
共鉴”等。
道席讲席教席撰席著席史席席，席位。道席，多用为学生对师长的尊称
。讲席、教席，也是对从事教育、讲学者的敬称，但用于平辈间，写信人与受信人
不必有师生关系。撰席、著席、史席，都用作对文士的敬称，文人间也常互用。撰
，即著述。史，指有著作传世垂史。
览阅知悉一般用于长对幼、前辈对晚辈的称呼之后。
启辞启辞，就是信文的开场白，或寒暄客套，或提示写信原委等。启辞理应
属于信件正文的一部分，由于旧时尺牍中，这部分形成了一系列的套语，在现时书
信中还常可以看到，所以将此单独提出，分两类举例以供参考：
(1)表示写信人以诚恳的态度，请受信人阅读信文。如：
敬禀者写信人自称是恭敬地禀陈事情的人，表示下面是所要禀告的话，用于
致父母尊长的信，如“母亲大人膝下，敬禀者”。
跪禀者义同“敬禀者”，用于子孙对尊长。
即禀者同上。
敬启者写信者自谦为恭敬地陈述事情的人，表示请对方允许自己告诉下面所
写的内容。既可用于同辈，也可用于下对上。
谨启者谨，是谨慎、郑重的意思。用于同辈。
径启者径，这里是直截了当的意思，一般公私书函通用。
拜启者拜，表敬词。用于友朋往来书信。
敬呈者与“谨呈者”，皆用于下对上的公私书函。
恳启者用于平辈，表示下面信文将写求助于对方的内容。
兹启者兹，这里，现在。兹启，意即今在此陈述。态度客观平和，不含明显
敬意。
哀启者向亲友报丧的书信用此。
复禀者用于对尊亲或上级的回信复禀。对平辈可用“再启者”。
专启者用于专谈某实事的书信。
(2)根据具体情况，或作寒喧客套，或提示写信原委等。如：
顷诵华笺，具悉一切。忽奉手教，获悉一是。奉诵钧谕，向往尤深。顷获大示
，井所赐物。惠书奉悉，如见故人。幸承明教，茅塞顿开。披诵尺素，谨表葵私。
数获手书，至感厚爱。展读琅函，甚感盛意。接阅华简，幸叨莫逆。捧读德音，喜
出望外。手教敬悉，词意深美，一启蓬心。正切驰思，顷奉华翰，快慰莫名。顷得
手示，欣悉康泰，至为宽慰。蒙惠书并赐大著，灿若河汉，拜服之至。迭接来示，
因羁琐务，未及奉复，深以为歉。台函奉读多日，未即修复，万望海涵。大札敬悉
，稽复乞谅。欣奉惠书，敬聆喜讯，不胜忭贺。接读手书，知君抱恙欠安，甚为悬
念。久慕鸿才，今冒昧致书，以求教诲。别来无恙久不晤见，甚念贤劳。暌违日
久，拳念殊殷。久疏通问，时在念中。一别经年，弥添怀思。日前曾奉一函，谅已
先尘左右。前此一函，想已达览。
其实，写信也是写文章，此类启辞套语，虽可采用，却不必拘泥，尽可以千变
万化的。从这个意义上说，启辞套语也是可以省略的。比如，现在不少人写信，习
惯于一开头即用“你(您)好”二字，似乎不如此，这封信就没法往下写似的。先向
收信者问候致意，原是不错的，然而如果封封信都是如此格局，则未免呆板单调了
。
正文信的正文，即写信人对收信人说的话，这是书信的主体。正文从信笺的
第二行开始写，前面空两字。如果启辞单独成行，正文可在启辞的下一行空两宇开
始书写。书信的内容各不相同，写法上也无需一律，以表情达意准确为原则。一般
说来，应先谈谈有关对方的事情，表示关切、重视或谢意、敬意，然后再谈自己的
事情。正文写好后，如发现内容有遗漏，可补充写在结尾后面；或写在信右下方空
白处，并在附言之前加上“另”、“又”等字样；或在附言的后面写上“又及”或
“再启”字样。
结语结语，即信文的结束语，理应属正文的一部分。但与“启辞”相仿，旧
式书信中也形成了一系列常用结语套辞，现时各界文化人士的书简中，仍频见使用
。这里不妨胪列若干，供参考。
书短意长，不一一细说。
恕不一一。不宣。不悉。
不具。不备。不赘。
书不尽意。不尽欲言。临颖不尽。
余客后叙。余容续陈。客后更谭。
请对方回信：
盼即赐复。翘企示复。伫候明教。时候教言。盼祷拔冗见告。万望不吝赐教。
敬祈不时指政(正)。敢请便示一二。尚祈便中见告。如何之处，恭候卓裁。至盼及
时示下，以匡不逮，无任感祷。
告诉对方不用劳神回信：
谨此奉闻，勿烦惠答。敬申寸悃，勿劳赐复。
答复对方询问：
辱蒙垂询，略陈固陋，聊博一粲而已。远承下问，粗述鄙见，尚希进而教之。
上述陋见，难称雅意，亟祈谅宥。姑道一二，未必为是，仅供参考。不揣冒昧，匆
此布臆，幸勿见笑。
请人应允：
所请之事，务祈垂许。以上请托，恳盼慨允。诸事费神，伏乞俯俞(允)。
表示关切：
伏惟珍摄。不胜祷企。海天在望，不尽依迟(依依思念)。善自保重，至所盼祷
。节劳为盼。节哀顺变(用于唁函)。
表示感谢之情：
诸荷优通，再表谢忱。多劳费心，至纫公谊。高谊厚爱，铭感不已。
祝辞祝辞，就是书信结尾时，对收信人表示祝愿、钦敬或勉慰的短语，如“
即颂近安”、“此致敬礼”、“祝你进步”之类。其中，“即颂”、“此致”、“
祝你”等词，紧接正文末尾书写；“近安”、“敬礼”、“进步”等词，另起一行
，顶格书写。如果祝颂语的文字较多，也可独立占行，空两字写起，不必分拆成两
部分。如果信笺下方余地充分，或者为了突出祝辞，也可将“祝”、“颁”、“此
致”等宇样独占一行，空四格书写，而将“安”、“好”、“敬礼”等另行顶格书
写。顶格书写的祝辞后一般不加标点符号。祝辞应根据具体情况恰当择用。
以下为常见祝辞：
书信内容主要是谈一件事的，可用：
专此，致专此，祝专此即请专此布达，即颂专此奉复，并祝(复信用)
一般书信，用于平辈、友朋之间：
即颂即请顺效顺祝
或为：
此候此请顺致顺颂即候
或为：
祝颂请问致候
对尊长，可选用：
恭叩恭淆恭颂恭候敬叩敬祝故请敬颂
平辈间，为强调敬意，也可用：
恭颂恭请恭候
为强调郑重其事：
谨祝谨贺
对晚辈：
此询顺祝即问祝(你)愿(你)盼望
对祖父，颂祝；
起居永福
对父母辈，颂祝：
金安福安
对尊长：
康安钧安崇安履福颐安
对女长辈：
慈安懿安坤安玉安
平辈友朋间，可按四时颂祝：
春社暑安秋棋冬馁
逢年尾岁首，可贺：
新禧(元旦)春禧(春节)年禧岁祺节禧(节日通用)新年快乐新春愉快
常时可颂：
近祺日祉时吉时绥起居安吉行止佳胜工作顺利台安大安
当日可达之信，颂：
晨安早安午安晚安刻安
对女性可颂：
淑安妆安阃安
对未婚女子，颂：
闺安
对父母健在而承欢膝下的平辈，可颂：
侍安侍祉
对晚辈后生，祝愿：
学业锐进工作好生活愉快幸福健康进步侍棋课祉
祝收信人全家：
阔府康泰全家幸福
祝收信人夫妇：
双安俪安俪祉
贺有喜庆事者，道：
喜安庆祺
贺新婚者：
燕安燕喜
贺生子者：
麟安
对家居者，颂：
潭安潭祺潭祉
对行旅者：
客安行祺旅一帆风顺旅居康乐
唁丧，请候：
礼安孝履
问病，祝颂：
早日康复痊安
对蒙遭意外不幸者，祝祷：
否极泰来
对知识界，可泛颂：
文安道安研安文祺雅祺
对编辑：
编祺编安
对写作者：
著祺撰安笔健
对教师：
教祺教安诲安
对军界：
勋扯戎安
对政界
政安勋安升安公祺钧祺崇祺
对工商实业界：
筹祉财安吉利赢祺盈祺发祺运祉事业昌隆宏猷大展行止佳顺万事顺
遂百事称心诸事如意盛利久发财源茂盛日进斗金
古时书信，颂祝语大都融贯在正文中，至近代才逐渐形成祝辞独立一栏。所以
，书信正文中如已包含祝福内容，或者本身就是祝贺信函，那么视辞一项便可省去
。还有，信一开头就称“你好”的，如果信末再写祝好之类，便显得累赘了，应注
意避免。
署名署名，就是在正文结尾的右下方签署写信人姓名。如果是写给熟识的亲
属友人的，可只写名字，不必写姓；或在名字前面，加上自己的称呼，如：弟、侄
、晚等。称呼与名字之间，可略空半字地位；或者将称呼用小字写在名字的左上方
。
署名的后面，可加写启禀词，也可不加。常用启禀词如下：
对尊长：
叩叩上叩禀敬禀
对平辈：
上敬上谨启鞠启顿首亲笔手肃
对晚辈：
字示白谕手白手谕
在署名或启禀词后面，写上撰信的年月日，也可把日期写在下一行署名的右下
方。另外，还可以在日期之后，写上撰信时的处所、氛围、心境等，如“舟中”、
“灯下”、“万籁俱寂”之类。
附候或致意如写信人的家属、近处朋友也和收信人熟悉，署名后一行或加上
这些人的附候，如“某人嘱笔问候”。如应向收信人的家属、近邻亲友问候的，可
加上“请向某某致意”，倘是长辈，可作“请在某某前四名问安”之类。
回答者：翰林文聖-江湖新秀五级2-2619:53
书信写作格式
书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
1．称呼
也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。（具体可参见第四编《应酬称谓》）称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则：
（1）给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
（2）给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
（3）给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。
（4）给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。
如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。
上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。
2．正文
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。
问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
3．结尾
正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。（可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。）
结尾的习惯写法有两种：
（1）在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。
（2）不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。
4．署名和日期
在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。
日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。
回答者：tongzhaowen-试用期一级3-111:01
书信写作格式
书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
1．称呼
也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。（具体可参见第四编《应酬称谓》）称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则：
（1）给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
（2）给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
（3）给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。
（4）给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。
如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。
上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。
2．正文
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。
问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
3．结尾
正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。（可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。）
结尾的习惯写法有两种：
（1）在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。
（2）不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。
4．署名和日期
在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。
日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。
敬语+对方名字+称谓：问候语！
正文
祝福语
此致
敬礼！
自己的谦称\/称谓：自己的名字
年、月、日
起语
起语，就是书信开头的话。前举尺牍书说：“凡称谓之下，当先叙久不通问之语，略致颂扬之词”，“如通常之信，可将繁文除去，而以‘迳启者’为发端亦可”。这就是说，起语有两类：一就是以寒暄之语起头，二就是直接以“迳启者”之语起头。一般说，比较客气的朋友，或久不通信时，宜用第一类；关系较密切或常有书信往还者，可用第二类。用寒暄之语，便于创造气氛，进入角色。有人说，这好比接待久别的亲友，在谈主题之前，往往要延坐敬茶，叙阔道安，寒暄客气一番。这就相当于信文的开头了。
寒喧语要注意见机行事地来借用相应的话题，引出主题，这好似诗歌创作中的比起法，先言他物以引起歌咏之词。如问起居安福，身体康泰，表示思念，颂扬赞佩等等。如果是复信，常常要写：“来札敬悉，俱聆一切”，“恪诵大教，惠我良多”，“刻接手毕，无任欢欣”，“迭展华函，如亲旧雨”等等。但值得注意的是，寒暄时，要真诚、热情、自然，不可给对方言不由衷、无病呻吟、矫揉造作之感。如有的信写道：“××大人侍右：久疏音问，驰慕何极，优维台候起居万福，至切私祷。”既然有那么急切的思念之情，为什么“久疏音问”？不能自圆其说，纯属虚套。起语还要抓住对方至为关切的大事，表示慰问或祝贺，不可不问不闻。如对方的升迁、乔迁、生子之喜，要在起语中提及祝贺，使对方得到满足。怀想、问候类的起语，一般要写得稍有文采，这样会使感情表达得淋漓尽致，读之有味。如有的信写：“不见颜色，遂及六载，虽数寄禀函，而瞻望山中自云，驰念何极！”另外还要写得简练，点到为止，不可枝枝蔓蔓。以上几点，都是写作起语应当注意的。
第二类写法比较直接，开门见山。但要根据不同的对象，使用不同的启语，如给父母尊亲的，一般用“敬禀者”、“叩禀者”、“跪禀者”、“敬启者”、“跪启者”等；其他尊长，用“谨启者”、“拜启者”、“谨肃者”、“兹肃者”、“敬复者”、“谨复者”等；于晚辈就用：“兹者”、“启者”、“兹启者”、“迳启者”、“兹复者”等。
结束语
结尾语，是信末的收束之言。浅文言书信在主事叙完之后，常常用“肃此”、“专此”、“草此”、“匆此”等为收束语。“肃此”，意思是说，恭敬地写了上面的话，常用于对长辈的书信。“专此”，就是说专门写了上面的话，可用于对长辈平辈的书信。“草此”、“匆此”，就是说草草(匆匆)地写了上面的话，一般用于给晚辈的书信。也有在“肃此”、“专此”后再加有关缀语的，如“肃此布陈”、“专此布复”等。还有的为表达感情，用“临书布意”、“临池布意”、“言不尽意”或“余容再陈”的。
祝安语
祝安语，就是在书信收束语之后，向对方的祝愿之语。书信是用文字的形式在交谈，“尺牍书疏，千里面目”。见面时致以问候，分手时互道珍重，这是人际交往的应有礼节。所以说祝安语是书信不可缺少的程式。祝安语由两部分内容组成：前部分为祝语，后部分为安语。如“敬请大安”、“敬颂钧安”等。“敬请”、“敬颂”为祝语，“大安”、“钧安”为安语。常用的祝词有：祝、颂、请、贺、望、问、候、叩、询等。在这些祝词前，往往还要加：恭、敬、谨、肃、叩、顺等词组成：敬祝、敬颂、敬贺、敬问、敬候、恭祝、恭请、恭问、恭候等等。安语常用：安、祺、祉、绥等(安、绥，即平安的意思；祉、祺，即吉祥、福气的意思)。由这四个字，派生出：大安、台安、金安、钧安、台祺、时祺、近祉、时祉、福绥、春绥等等之语。根据不同对象、不同地位、不同职业、不同性别、不同时令，使用不同的祝安语。使用起来很有分别，不可乱用。
如请收信人代向他人问安，在祝安语之后，可写：“并请x×先生某安”，“××先生前请安”，或写：“××均候”，“××均此”。如鲁迅的《致许寿裳》（一九一六年十二月九日）：“此颂曼福仆树人顿首十二月九日。铭伯先生前乞致意问候，不别具。”徐志摩《致蒋慰堂》：“即颂文安、利民兄均候。”陈独秀《致杨朋升》（一九三九年五月五日）：“此祝大安夫人均此。”如果是给兄妹写的家书，须代向父母请安，就写：“顺问近好，并代为堂上叱名请安。”或“双亲前乞为叱名请安”。(叱名，即叫着名字)

商务信函格式作文 商务信函格式英文 范文文案：

商务信函的格式和范文
商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
文种特性
〔一）语气口语性
每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
（二）内容直接性
企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易(:)理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
（三）态度真诚性
商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
（四）主旨单一性
商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。
（五）格式规范性
商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
（六）地位平等性
商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。
（七）要求时限性
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。
商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。
（一）信头
信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。1发信人名称及地址
发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。
2．标题
作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求
概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：
(1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。
(2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。3函号
函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。
函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或（xxxx)“函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号”。
4称谓
称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：
(1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。
(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。
5．收信人地址、单位
收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。
（二）正文
正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。
1问候语
问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。
2主体
主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容：
(l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。
(2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。
如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。
3结尾语
正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。
（三）信尾
信尾部分包括四部分内容。
1祝颂语
所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：
(1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”
等。
(2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。
2签署
签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。
3日期
日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式：
(1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。
(2）阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20XX年8月18日。
(3)国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0\"，如20XX年08月18日。
无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如20XX年08月08日，不能写成“08年08月08日”。
4附件
附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。
范文：
道歉函
xx市兴达贸易有限公司：
贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。
经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。
候复
xx市光明家具有限公司
20xx年8月9日
本文来源于：

结语：无论是在学校还是在社会中，大家都写过作文，肯定对各类作文都很熟悉吧，通过作文可以把我们那些零零散散的思想，聚集在一块。那么你有了解过《商务信函格式》作文吗？以下是小编收集整理的《商务信函格式》，仅供参考，欢迎大家阅读《商务信函格式》。